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提高办公效率,有序开展OA系统使用培训(二)
2018-10-31,1071

为了加快推进我校信息化建设进程,进一步提升办公效率,实现无纸化办公,图文信息中心于2018年10月30日,在网络中心组织各单位OA系统管理员组开展了第二次OA系统的应用培训。

OA系统至今已运行了近半年,目前普遍存在的突出问题有:OA系统中相关部门与多个群组的人员名单及排序更新不及时、部分教职工因为不熟悉相关业务流程在需要选择流程走向时操作不当、OA系统中存在较多的应该删除的废弃流程,等等。

首先,网络中心制作了多个OA系统操作使用指南文档,设计了多个办事流程图,并上传至OA系统,方便广大教职工随时通过手机、电脑下载查阅;其次,对OA系统的相关流程进行了进一步的完善与优化,如对4个采购流程增加了附件上传功能,增加了教师调课、教室借用等常用流程,让OA系统使用更加方便、更加广泛。

培训会上,工作人员现场演示了OA管理员如何查看与本部门相关的人员名单及排序,要求各部门OA管理员每周查一次,一旦有人事变动就及时反馈给网络中心在OA系统中进行更正;现场演示了通过手机或电脑提交表单后在选择流程走向时的操作方法、对流程做“退回”处理的操作办法、发起人对相关流程进行修改或删除的操作方法;现场演示了流程发起人在发起流程后关注流程进展情况的操作方法,要求对超过一天以上仍未办理的要及时联系该环节责任人提醒其尽快办理,超期5天以上仍未“办结”(即从第一步发起到最后一步归档都已办理完成)的流程该催办的催办、该删除的删除。

最后,要求各部门OA管理员自己要熟悉各个具体业务流程、掌握OA系统相关操作技巧、了解OA系统使用有关注意事项,并对本部门的职工进行全面的业务培训、操作指导、答疑解惑,全面推广应用OA系统,逐步实现通博官方网址 加强有效管理工作方案中所强调的“马上办、网上办、一次办”这个目标。

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